國立嘉義大學生物資源學系系學會  第七屆
系學會第28次會議紀錄
時間：98年6月6日 下午12點10分
地點：系學會辦公室
主席：會長陳怡潔        會議記錄：陳琬蓉
出席人員：陳怡潔、李奇樺、蘇立中、黃志彬、鄭昱哲、陳琬蓉、謝秋香、
          蕭維逸、林晴詠、紀凱仁、劉依昕、徐綱、陳安柔、梁琬奇、張勝宇、
　　　　　吳姵如、李啟彰、楊昌諺
開會主題：系學會幹部交接
開會內容：
會長：
1.詳閱組織章程－
  (1)一學年召開一次全員大會，增修組織章程。
  (2)每學期召開至少兩次系主任時間。
  (3)系學會幹部具聘書及獎懲。
2.經費－
  (1)與總務商討經費擬訂，經所有幹部通過，於學期開始前送審系務會議。
  (2)系學會費依組織章程收取。
  (3)給予系隊總金額固定，各項活動配額可參照往年。
  (4)系上補助由會長向系上爭取。
  (5)所有經費及補助協定均留會議記錄及簽章。
  (6)活動經費申請需在活動結束一週內完成。
3.每週召開幹部會議，一學年補助一次餐費(向系辦申請)，學生議員需參與。
4.院活動－
  (1)由大一為主要對象，系學會派人輔佐。
  活動目前有：20人21腳、合唱比賽、英文話劇、畢業典禮。
  (2)院活動主辦系由各系會長協定及輔佐。
  (3)今年我系已為生科院總召，明年輪到微免。
5.系上活動－
  (1)雖有目前活動已視為傳統，但建議重新制訂，可依實際需求增減以增進品
    質。
  活動目前有：各系內盃、迎新茶會、迎新宿營、萬聖舞會、耶誕晚會、系K、
              送舊、生資週。
  (2)系上活動負責人不能重覆。
  (3)活動日期於學年開始前訂定，需擬出備用日期。
  (4)建議提前告知規劃，並於學期初預借場地，場器組長、美宣組長輔佐。
6.系學會具向學校及系上反應全系學生之需求的權利及義務。
7.會長有義務讓所有幹部了解各項活動內容及系上狀況，並且有效分工讓學弟妹
  實際參與達到傳承。
8.系學會鑰匙僅當學期幹部可合法使用。
9.系學會資材為全系同學所共有，可依規定申請使用，並且限用在系上。
10.若新任會長在位期間有任何問題要向前任會長發問。

副會長：
1.協助會長督促幹部活動進度，並協助系學會幹部。
2.如會長有會要開但不能去，副會長要代理開會。

總務：
1.系學會帳戶更換印鑑。
2.收系學會費。
3.編列預算，上下學期需分開編列。
4.活動報帳，需有收據為憑證。
5.帳戶(錢)的管理。

器材：
1.租借器材(桌子.椅子)－
  管理單位:         借用地點:
  應數館B1     -> 國際會議廳。
  嘉禾館體育室  -> 嘉禾館。
2.租場地(活動)－
  管理單位:         借用地點:
  嘉禾館體育館  -> 嘉禾館前空地、球場、操場。
  學生會      　-> 學生活動中心１樓。
  福利社     　 -> 福利社與健康中心之間走廊空地。
  健康中心
  行政大樓４樓總務處　-> 學生自助餐廳。
  課外活動組　　-> 戶外表演舞台。
3.借場地(開會)
  管理單位:         借用地點:
  生資系辦公室　     -> 系館１樓視聽教室。
  生農館(新大樓)右轉　-> 生農館(舊)4樓大視聽教室。
  綜教６樓微免系辦右轉 -> 生科館３樓試聽教室。
4.會辦一至二週整理一次(小整理)。
5.查看器材出借單，並清點及催收被借走之器材。
6.準備"會辦借放物品"的相關資訊。

美宣：
1.製作大一到大四行事曆，於開學後六週內製出。
2.做系內活動及系內盃的宣傳海報。
3.做選舉選票和準備投票用器材。
4.有需要時，協助院上的美宣工作。
5.海報規格：4開或半開。
6.採買任何美宣海報及文具皆要開收據，事後向總務請錢，採買前要知會器材長。
7.可找下一屆學弟妹組成美宣組。

體育：
1.任何系內盃之場地申請。
2.負責連絡各系隊隊長。
3.系內盃之行程表，如：報名表、宣傳方式、企劃書、活動申請表、場地申請表、
  明細等…在開學前擬定完畢。
4.大生盃與南生盃需企劃書、活動申請表、明細、車子、保險、住宿，以及擔任
  代表去開會，並把開會內容於系學會開會時報告；會議內容要PO各班班版。
5.運動會之吉祥物，負責撰寫出場詞50字。
6.活動企劃書可參照歷屆。
7.視系內盃比賽地點向各單位申請場地，如：學生會、課活組、體育室。
8.注意部份活動花費需開收據。

活動：
1.上學期活動－迎新茶會與耶夜笙歌。
2.下學期活動－系K(可考慮換廠商)。
3.各活動的總召不可重複(自己可擔任一次)。
4.經費的申請要先評估預算，只能多估不能少估。
5.要監督各總召的活動進度。
6.慎選活動負責人。
7.辦活動如有問題可請教前負責人。
8.各活動皆有留下紀錄可至系辦電腦參考電子檔或像前負責人借書面資料。

學術：
1.每週一物舉辦日期及辦法。
2.97年大採舉辦細節說明。
3.校車申請方法。
4.98年大採舉辦細節說明。
5.經費申請注意事項。
6.活動申請表需向系辦索取。
7.大採交報名表可先兼收訂金。
8.每週一物如果可以盡量有活體展示。
9.大採可一年辦一次或上下學期各一次，但經費都一樣。
10.大採需要有帶隊老師陪同。
11.申請校車注意事項。

執秘：
1.每次系學會開會、系主任時間及系主任與幹部開會需做會議紀錄。
2.全部會議紀錄電子檔備份於系學會辦公室電腦中。
3.會議紀錄內容力求精練明瞭，勿出現火星文、注音文及太多冗詞，但如有提及
  經費數目、活動日期、幹部投票票數請務必詳加紀錄。
4.系主任時間及系主任與幹部之會議紀錄盡量在一週內將電子檔存於2樓系辦公
  室內電腦桌面上，且需知會系辦小姐。
5.所有會議紀錄皆要在系學會版公告。
6.系學會每次開會前一至兩天寄B信通知各幹部；開會當天上午再向各幹部當面
  提醒；若開會時尚有幹部未到需以電話通知。
7.建議所有會議紀錄電子檔也在自家電腦備份。
8.在系學會會議結束時，由執秘負責喊散會。
9.主動協助各幹部工作；有時需幫忙各幹部PO版。

資訊：
1.新學期通訊錄製作－於開學時向各班同學及系上老師索取個人資料(手機號
  碼、生日、通訊地址)，並排版整理完畢後連絡廠商製作通訊錄。
2.系上活動如有需要要在活動前一週前製作B宣並PO各班版。
3.管理系學會版。